Outsourcing – czy warto, na jakich zasadach?

Większość zadań jakie w Polsce spoczywają na administracji państwowej w Stanach Zjednoczonych jest zlecana firmą prywatnym. Państwo jest jedynie płatnikiem, który wymaga aby firmy outsourcingowe zapewniły ciągłość usług wykonywanych na wysokim poziomie.

W Polsce biznes outsourcingowy kwitnie, zwłaszcza w sektorach it, grafiki komputerowej czy hr a także usług księgowości.  Wielu zleca wykonanie pewnej części zadań jakie nie są dla niego zadaniami dochodowymi ale muszą zostać wykonane. W wirze innych obowiązków nie wiem zaś czy firma outsourcingowa spełniła nasze wymagania. Oczywiście inaczej jest gdy zlecamy wykonanie pojedynczego projektu, ale sprawa zmienia się i nie jest tak kolorowa kiedy dana firma ma stałe zlecenie.

Przykładem są usługi it, byłem niedawno w urzędzie gminy. Pani poinformowała mnie grzecznie, że nie może wydać mi zaświadczenie od razu gdyż jest jakiś błąd w komputerze i ona czeka już od tygodnia aż zjawi się informatyk. Dobrze, pytam więc co to za specjalista, okazało się, że dosyć duża grupa a mała gmina to dla nich błahy klient, dlatego obsługiwany jest na końcu. Tylko, że były to faktury rzędu 10 tysięcy miesięcznie, za samą opiekę, w rezultacie nikt nie pojawił się w urzędzie a fakturę przysłali.

Ustalmy więc w umowie jakie są zadania firmy zewnętrznej, unikajmy zwrotów niejednoznacznych typu obsługa czy doglądanie. Nie lepiej gdyby urząd w umowie zawarł wytyczne, że od czasu powiadomienia o awarii firma ma obowiązek ją usunąć w ciągu 2 dni. Taki zapis można podciągnąć pod KPI (ang) – Kluczowy Wskaźnik Efektywności.  Wskaźniki są wyznaczonymi celami jakie mają zostać spełnione przez firmę zewnętrzną.

Audyty czy badanie zasadności wybranych firm nie przynosi oczekiwanego rezultatu. Najbardziej nieefektywne okazują się firmy od działań PR. Czasem spółki bardziej skupiają się na rozreklamowaniu swojej działalności , co nie przekłada się na dochody, zamiast zająć się swoją działalnością dochodową. Przykładem są dostawcyenergii, który w ostatnich raportach kwartalnych odnotowali stratę na działalności statutowej, to co przyniosło im dochód i inne działania. Strata była podyktowana tym, że większość  pieniędzy poszła na nieskuteczną reklamę.